Schließfach Dokumentation

    Datenschutzerklärung / Privacy Policy

    Stand / Last updated: 7. Mai 2026

    Datenschutzerklärung für die iOS-App „Schließfach Dokumentation“ („Vault Documentation“)

    Stand: 7. Mai 2026

    1. Verantwortlicher

    Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:

    Lukas Osterheider, Bahnhofstraße 63, 58452 Witten, Deutschland

    E-Mail: [email protected]

    App-Support: [email protected]

    Telefon: +49 (0) 162 - 151 1807

    2. Datenschutzbeauftragter

    Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen können über die oben genannten Kontaktdaten gestellt werden.

    3. Kurzfassung

    • Die App ist für die vertrauliche Dokumentation von Schließfächern, Gegenständen, Fotos, Dokumenten, Werten, Protokollen und Änderungen ausgelegt.
    • App-Inhalte werden auf dem Gerät gespeichert. Wenn iCloud-Sync aktiviert ist, werden diese Inhalte über Apples iCloud/CloudKit zwischen den Geräten des Nutzers synchronisiert.
    • Die App nutzt Face ID/Touch ID über iOS. Die App erhält keine biometrischen Rohdaten.
    • Fotos, Dokumente und PDF-Exporte werden nur verarbeitet, wenn der Nutzer sie importiert, aufnimmt, exportiert oder versendet.
    • Der optionale PDF-E-Mail-Versand läuft über ein Cloudflare-Worker-Backend. Dafür werden E-Mail-Adresse, Verifizierungsdaten, Zustellmetadaten und die jeweilige PDF-Datei verarbeitet.
    • In-App-Abonnements und Paywalls werden über Apple App Store/StoreKit und Adapty abgewickelt.
    • Nach der Codeanalyse werden keine Werbe-Tracker, keine Drittanbieter-Werbung, keine IDFA-Abfrage und keine eigenen Analyse- oder Crash-Tracking-SDKs eingesetzt.

    4. Geltungsbereich

    Diese Datenschutzerklärung gilt für:

    • die iOS-App „Schließfach Dokumentation“ / „Vault Documentation“ mit der Bundle-ID com.schliessfachdocs.app,
    • den iCloud/CloudKit-Sync der App,
    • den optionalen E-Mail-Versanddienst unter https://schliessfach-email-worker.osterheider.workers.dev,
    • In-App-Käufe und Abonnements in der App.

    Für Webseiten, App-Store-Dienste, iCloud, E-Mail-Postfächer, Zahlungsdienste und andere Dienste Dritter gelten zusätzlich deren eigene Datenschutzinformationen.

    5. Welche Daten in der App verarbeitet werden

    Je nach Nutzung der App können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

    5.1 Schließfach- und Inventardaten

    • Schließfachname, Typ, Adresse, Schließfachnummer, Notizen, Erstellungs- und Änderungszeitpunkte,
    • Gegenstände, Kategorien, Beschreibungen, Seriennummern, Kaufdaten, Status, geschätzte Werte, Währungen und Zeitpunkte,
    • Aktivitäten wie Einlagerung, Entnahme, Änderung und Notiz,
    • Änderungsdetails und Verlaufsprotokolle,
    • Schließfachprotokolle, Protokollnotizen und Zeitpunkte.

    5.2 Fotos und Bildmetadaten

    Wenn Fotos aufgenommen oder importiert werden, verarbeitet die App:

    • Bilddaten,
    • Bildunterschriften und Zuordnungen zu Gegenständen, Aktivitäten oder Protokollen,
    • technische Metadaten, soweit sie im Bild enthalten sind, zum Beispiel Aufnahmedatum, Kameramodell und EXIF-Daten,
    • GPS-Koordinaten, wenn sie im importierten oder aufgenommenen Foto enthalten sind.

    Die App fordert keine gesonderte Standortberechtigung an. Standortdaten können aber über Foto-Metadaten in die App gelangen, wenn der Nutzer solche Fotos auswählt oder aufnimmt.

    5.3 Dokumente und Anhänge

    Wenn Dokumente importiert werden, verarbeitet die App:

    • Dateiname,
    • Dateityp,
    • Dateiinhalt,
    • Erstellungszeitpunkt,
    • Zuordnung zum jeweiligen Gegenstand.

    Unterstützt werden insbesondere PDF- und Bilddateien.

    5.4 Sicherheit, Einstellungen und lokale Kennungen

    Die App verarbeitet außerdem:

    • Einstellungen wie iCloud-Sync, Erscheinungsbild, Screenshot-Schutz und Onboarding-Status,
    • eine zufällig erzeugte Installationskennung für die E-Mail-Zustellfunktion,
    • lokale Prüfwerte, Zustellstatus und Audit-Einträge für den E-Mail-Versand,
    • PDF-Passwort und E-Mail-Zustellgeheimnis im iOS-Schlüsselbund, soweit die entsprechenden Funktionen genutzt werden.

    Das PDF-Passwort und das E-Mail-Zustellgeheimnis werden im iOS-Schlüsselbund gespeichert. Die aktuelle Implementierung verwendet synchronisierbare Schlüsselbund-Einträge, sodass diese Daten über iCloud Keychain auf Geräte desselben Apple Accounts synchronisiert werden können.

    6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

    VerarbeitungZweckRechtsgrundlage
    Lokale Speicherung und Verwaltung von Schließfächern, Gegenständen, Fotos, Dokumenten und ProtokollenBereitstellung der Kernfunktionen der AppArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
    iCloud-Sync über CloudKitSynchronisierung der App-Daten zwischen Apple-Geräten des NutzersArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
    Kamera-, Foto- und DokumentimportAufnahme und Zuordnung nutzergewählter InhalteArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei iOS-Berechtigungen zusätzlich die nutzerseitige Freigabe im Betriebssystem
    Face ID/Touch ID-App-SperreSchutz der App vor unbefugtem ZugriffArt. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
    Screenshot-SchutzVerringerung des Risikos unbeabsichtigter Offenlegung auf dem GerätArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
    PDF-Erstellung, temporäre Vorschau und TeilenExport der vom Nutzer ausgewählten InhalteArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
    E-Mail-Verifizierung und PDF-ZustellungVersand ausgewählter PDF-Dokumentationen an eine verifizierte E-Mail-AdresseArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
    Missbrauchsvermeidung, Signaturprüfung, Rate Limits, Zustellprotokolle und Sicherheitslogs im BackendSicherheit, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit der ZustellungArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
    In-App-Abonnements, Kaufstatus, Paywalls und Wiederherstellung von KäufenFreischaltung und Verwaltung kostenpflichtiger FunktionenArt. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
    SupportanfragenBeantwortung von Anfragen und FehlerklärungArt. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO

    Das berechtigte Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der sicheren, zuverlässigen und missbrauchsarmen Bereitstellung der App und des E-Mail-Versands.

    7. Besondere Kategorien personenbezogener Daten und Daten Dritter

    Die App fordert keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO an. Da Nutzer Freitexte, Fotos, Dokumente und Belege selbst erfassen können, können solche Daten aber freiwillig in die App eingegeben oder importiert werden, zum Beispiel Gesundheitsdaten, Ausweisdokumente, Finanzunterlagen oder Daten über andere Personen.

    Solche Inhalte werden nur verarbeitet, um die vom Nutzer gewählten App-Funktionen bereitzustellen. Wenn solche Inhalte über iCloud synchronisiert, als PDF exportiert, geteilt oder per E-Mail versendet werden, erfolgt dies auf Veranlassung des Nutzers. Nutzer sollten personenbezogene Daten Dritter nur erfassen oder weitergeben, wenn sie dazu berechtigt sind und die betroffenen Personen soweit erforderlich informiert wurden.

    8. iOS-Berechtigungen

    Die App kann folgende iOS-Berechtigungen anfordern:

    • Kamera: Aufnahme von Fotos von Gegenständen, Belegen oder Schließfachdokumentation.
    • Fotobibliothek: Auswahl und Import von Fotos.
    • Face ID/Touch ID: Entsperren der App über die lokale Authentifizierung von iOS.
    • Dokumentzugriff über den iOS-Dokumentpicker: Import ausgewählter Dateien als Kopie in die App.

    Die Berechtigungen können in den iOS-Einstellungen widerrufen werden. Ohne die jeweilige Berechtigung ist die betroffene Funktion nicht oder nur eingeschränkt nutzbar.

    9. Lokale Speicherung und Geräteschutz

    Die App speichert ihre Daten lokal in einer SwiftData-Datenbank im App-Speicherbereich des Geräts. Große Inhalte wie Fotos und Dokumente können als externe Speicherdaten innerhalb des App-Containers verwaltet werden. Der Zugriff auf den App-Container ist durch iOS-Sicherheitsmechanismen geschützt.

    Die App kann sich automatisch sperren, wenn sie verlassen wird, und über Face ID/Touch ID entsperrt werden. Die biometrische Prüfung erfolgt durch iOS. Die App erhält lediglich das Ergebnis der Authentifizierung, nicht aber biometrische Rohdaten.

    Der optionale Screenshot-Schutz kann Inhalte bei Bildschirmaufnahmen oder beim Wechseln in den Hintergrund unkenntlich machen. Er kann technisch nicht jede Form der Aufzeichnung oder Aufnahme durch externe Geräte verhindern.

    10. iCloud-Sync und iCloud Keychain

    Der iCloud-Sync ist in der App als Funktion vorgesehen und nach aktueller App-Konfiguration standardmäßig aktiviert, sofern der Nutzer ihn nicht im Onboarding oder in den Einstellungen deaktiviert. Änderungen an dieser Einstellung wirken nach dem nächsten App-Start.

    Wenn iCloud-Sync aktiviert ist:

    • werden App-Daten über Apples CloudKit in einem iCloud-Container der App synchronisiert,
    • werden die Daten dem iCloud Account des Nutzers zugeordnet,
    • kann Apple als Anbieter von iCloud/CloudKit personenbezogene Daten nach den Apple-Datenschutz- und Sicherheitsbedingungen verarbeiten,
    • können Daten auf den Apple-Geräten verfügbar werden, die mit demselben Apple Account und iCloud-Sync genutzt werden.

    Die App nutzt den privaten CloudKit-Bereich des Nutzers. Der Entwickler hat im regulären App-Betrieb keinen direkten Zugriff auf die privaten iCloud-Inhalte einzelner Nutzer über die App.

    Synchronisierbare Schlüsselbunddaten wie das optionale PDF-Passwort und das E-Mail-Zustellgeheimnis können über iCloud Keychain synchronisiert werden. Nutzer können iCloud- und iCloud-Keychain-Einstellungen in den Apple-Geräteeinstellungen verwalten.

    Die App kann systemseitige Hintergrundmechanismen für iCloud/CloudKit-Sync nutzen. Nach der Codeanalyse werden keine eigenen Marketing-Push-Benachrichtigungen und keine eigenen Push-Tokens an das Cloudflare-Backend übermittelt.

    Weitere Informationen stellt Apple bereit:

    11. PDF-Erstellung, Export und Teilen

    Die App kann aus den vom Nutzer ausgewählten Inhalten PDF-Dokumentationen erstellen. Je nach Exportauswahl können darin Schließfachdaten, Gegenstände, Werte, Seriennummern, Fotos, Dokumente, Aktivitäten, Protokolle, Notizen und Metadaten enthalten sein.

    PDFs werden für Vorschau, Teilen oder E-Mail-Versand temporär verarbeitet. Beim Teilen über den iOS-Share-Sheet entscheidet der Nutzer, an welche App oder welchen Dienst das PDF übergeben wird. Für diese Dienste gelten die Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.

    Wenn die Passwortschutzfunktion aktiviert ist, versieht die App das PDF vor dem E-Mail-Versand mit einem Nutzerpasswort. Das Passwort wird nicht an das Cloudflare-Backend übermittelt. Der Passwortschutz hängt von der Stärke und Vertraulichkeit des gewählten Passworts ab.

    12. Optionaler PDF-E-Mail-Versand über Cloudflare

    Die App enthält eine optionale Funktion, um PDF-Dokumentationen an eine verifizierte E-Mail-Adresse zu versenden. Der Dienst wird über einen Cloudflare Worker unter https://schliessfach-email-worker.osterheider.workers.dev betrieben und nutzt Cloudflare D1 für die Speicherung der unten genannten Zustell- und Verifizierungsmetadaten. Nach aktueller Backend-Konfiguration werden E-Mails mit der Absenderdomain bettercustody.com versendet.

    12.1 E-Mail-Verifizierung

    Für die Verifizierung werden verarbeitet:

    • E-Mail-Adresse,
    • Installationskennung,
    • App-Sprache,
    • Verifizierungsstatus,
    • Verifizierungszeitpunkte,
    • technische Token-Daten.

    Der Verifizierungstoken wird im Backend gehasht gespeichert. Die Token-Gültigkeit beträgt nach aktueller Konfiguration eine Stunde. Nach erfolgreicher Verifizierung wird ein lokales Zustellgeheimnis erzeugt und im iOS-Schlüsselbund gespeichert, um spätere Zustellungen kryptografisch zu signieren.

    12.2 PDF-Zustellung

    Beim Versand eines PDFs werden an das Backend übermittelt:

    • E-Mail-Adresse,
    • Installationskennung,
    • Schließfach-ID und Schließfachname,
    • Exportumfang und Auslöser des Versands,
    • Information, ob das PDF passwortgeschützt ist,
    • PDF-Erstellungszeitpunkt,
    • App-Sprache und Zeitzone,
    • Idempotency-Key zur Vermeidung doppelter Zustellungen,
    • kryptografische Zustellsignatur,
    • SHA-256-Prüfsumme des PDFs,
    • die PDF-Datei selbst.

    Das Backend prüft Empfängerstatus, Signatur, Rate Limits, Dateigröße und Prüfsumme. Die PDF-Datei wird zur E-Mail-Zustellung verarbeitet. Nach der Codeanalyse wird die PDF-Datei nicht dauerhaft in der D1-Datenbank oder einem Objektspeicher des Backends gespeichert. Sie kann jedoch während der technischen Verarbeitung durch Cloudflare und die beteiligten E-Mail-Infrastrukturen verarbeitet werden und liegt anschließend im Postfach des Empfängers nach dessen Bedingungen vor.

    12.3 Automatischer Versand

    Wenn der Nutzer den automatischen Versand aktiviert, kann die App nach Erstellung oder Aktualisierung eines Schließfachprotokolls automatisch eine aktuelle PDF-Dokumentation an die verifizierte E-Mail-Adresse senden. Ohne aktivierte und verifizierte E-Mail-Zustellung findet kein automatischer Versand statt.

    12.4 Backend-Metadaten und Logs

    Im Cloudflare-Backend werden zur Zustellung, Sicherheit und Fehleranalyse insbesondere folgende Metadaten verarbeitet und teilweise gespeichert:

    • E-Mail-Adresse,
    • Verifizierungsstatus,
    • Installationskennung,
    • Zustellgeheimnis und Erstellungszeitpunkte,
    • Schließfach-ID und Schließfachname,
    • Exportumfang und Versandauslöser,
    • Dateiname,
    • Dateigröße,
    • Passwortschutz-Status,
    • SHA-256-Prüfsumme,
    • Message-ID,
    • Zustellstatus und Fehlermeldungen,
    • Erstellungs- und Zustellzeitpunkte,
    • Idempotency-Daten.

    Cloudflare kann bei Zugriffen auf den Worker außerdem technische Zugriffsdaten verarbeiten, insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, angefragte URL, HTTP-Metadaten und Nutzungs- oder Fehlerlogs. Die Worker-Observability ist in der aktuellen Backend-Konfiguration aktiviert.

    Weitere Informationen stellt Cloudflare bereit:

    13. In-App-Abonnements, Apple App Store und Adapty

    Die App verwendet In-App-Abonnements zur Freischaltung kostenpflichtiger Funktionen. Käufe, Abonnements, Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Kündigung und Erstattungen erfolgen über Apple App Store/StoreKit und den Apple Account des Nutzers.

    Zur Verwaltung von Paywalls, Kaufstatus, Profilstatus und Wiederherstellung von Käufen nutzt die App Adapty. Je nach Nutzung können dabei insbesondere folgende Daten an Apple und/oder Adapty verarbeitet werden:

    • technische Gerätedaten,
    • App- und SDK-Informationen,
    • anonyme oder pseudonyme Nutzer- und Gerätekennungen,
    • Kauf-, Abonnement- und Transaktionsstatus,
    • Paywall- und Produktinformationen,
    • Nutzungsereignisse im Zusammenhang mit Paywalls, Käufen und Wiederherstellungen.

    Der konkrete Datenumfang kann von Apple, Adapty, SDK-Versionen und App-Store-Konfiguration abhängen.

    Weitere Informationen:

    14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

    Personenbezogene Daten können je nach Nutzung an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt oder von ihnen verarbeitet werden:

    • Apple, insbesondere für App Store, StoreKit, In-App-Käufe, iCloud, CloudKit, iCloud Keychain und Betriebssystemberechtigungen,
    • Adapty für Paywall-, Abonnement- und Kaufstatusfunktionen,
    • Cloudflare für Betrieb, Schutz, Logging und Zustellung des E-Mail-Backends,
    • E-Mail-Infrastruktur und Postfachanbieter des Empfängers bei PDF-E-Mail-Versand,
    • vom Nutzer ausgewählte Apps und Dienste beim Teilen oder Exportieren von PDFs und Dokumenten,
    • Support- und Kommunikationsdienste, wenn Nutzer aktiv Kontakt aufnehmen,
    • Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

    Mit Auftragsverarbeitern werden, soweit erforderlich, Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

    15. Drittlandübermittlungen

    Bei der Nutzung von Apple, Adapty, Cloudflare und E-Mail-Infrastrukturen kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA.

    Drittlandübermittlungen erfolgen, soweit erforderlich, auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-U.S. Data Privacy Framework, von Standardvertragsklauseln, Auftragsverarbeitungsverträgen oder anderer geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Weitere Informationen enthalten die Datenschutz- und Vertragsunterlagen der jeweiligen Anbieter.

    16. Speicherdauer und Löschung

    16.1 App und iCloud

    Lokale App-Daten bleiben gespeichert, bis der Nutzer sie in der App löscht, die App-Daten entfernt oder die App deinstalliert. Wenn iCloud-Sync aktiviert ist, kann eine Löschung auch in iCloud und auf synchronisierten Geräten zu berücksichtigen sein. Die Verwaltung und Löschung von iCloud-Daten richtet sich zusätzlich nach den iCloud-Funktionen und Einstellungen von Apple.

    16.2 Schlüsselbund

    Schlüsselbunddaten können auch nach dem Löschen der App fortbestehen, wenn iOS oder iCloud Keychain dies vorsieht. Nutzer können E-Mail-Zustelleinstellungen in der App zurücksetzen und iCloud-Keychain-Daten über Apple-Einstellungen verwalten.

    16.3 PDF-Exporte

    Temporäre PDF- und Dokumentdateien werden nur für Vorschau, Export, Teilen oder Versand erstellt. Temporäre Dateien können bis zur Löschung durch die App oder das Betriebssystem im temporären Speicher verbleiben.

    16.4 E-Mail-Backend

    Verifizierungstoken sind nach aktueller Konfiguration eine Stunde gültig. Im Backend gespeicherte Empfänger-, Verifizierungs-, Zustell- und Idempotency-Metadaten werden so lange aufbewahrt, wie dies für Verifizierung, Zustellung, Missbrauchsvermeidung, Fehleranalyse, Sicherheit und Nachweisbarkeit erforderlich ist. Wenn die E-Mail-Zustellung zurückgesetzt wird, wird die Konfiguration für die betreffende Installation im Backend deaktiviert und das Zustellgeheimnis entfernt.

    16.5 Abonnements und Zahlungen

    Kauf- und Abonnementdaten werden bei Apple und Adapty nach deren Bedingungen gespeichert. Soweit der Verantwortliche abrechnungs- oder steuerrelevante Informationen erhält, können gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten.

    17. Sicherheit

    Zum Schutz personenbezogener Daten werden insbesondere folgende Maßnahmen eingesetzt:

    • Speicherung der App-Daten im iOS-App-Container,
    • iOS-Schlüsselbund für Geheimnisse und Passwörter,
    • lokale Face ID/Touch ID-Authentifizierung über iOS,
    • HTTPS-Kommunikation mit dem Backend,
    • E-Mail-Verifizierung vor Aktivierung der PDF-Zustellung,
    • gehashte Verifizierungstoken,
    • signierte Zustellanfragen auf Basis eines Zustellgeheimnisses,
    • SHA-256-Prüfsummen zur Integritätsprüfung von PDFs,
    • Dateigrößenbegrenzung für E-Mail-Anhänge,
    • Rate Limits im Backend,
    • optionaler PDF-Passwortschutz.

    Trotz technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen kann keine internetbasierte Übertragung oder E-Mail-Zustellung absolute Sicherheit gewährleisten.

    18. Keine Werbung, kein Tracking, keine automatisierten Entscheidungen

    Nach der Codeanalyse enthält die App:

    • keine Drittanbieter-Werbenetzwerke,
    • keine IDFA- oder App-Tracking-Transparency-Abfrage,
    • keine eigene Nutzeranalyse für Marketingzwecke,
    • keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO,
    • kein Profiling zur rechtlichen oder ähnlich erheblichen Bewertung von Personen.

    Adapty verarbeitet Daten im Zusammenhang mit Paywalls, Kaufstatus und Abonnements. Apple kann App-Store- und Kaufdaten nach den Apple-Bedingungen verarbeiten.

    19. Kinder

    Die App richtet sich nicht gezielt an Kinder. Sie dient der Dokumentation von Schließfächern und Vermögensgegenständen. Minderjährige sollten die App nur mit Zustimmung und unter Verantwortung ihrer Erziehungsberechtigten nutzen.

    20. Bereitstellung der Daten

    Für die reine Nutzung der lokalen App-Funktionen ist kein Nutzerkonto beim Verantwortlichen erforderlich. Bestimmte Daten sind jedoch erforderlich, um einzelne Funktionen nutzen zu können:

    • Ohne iOS-Berechtigung ist die jeweilige Kamera-, Foto-, Dokument- oder Biometriefunktion nicht nutzbar.
    • Ohne Apple Account und iCloud ist iCloud-Sync nicht nutzbar.
    • Ohne E-Mail-Adresse und erfolgreiche Verifizierung ist der PDF-E-Mail-Versand nicht nutzbar.
    • Ohne Apple App Store/StoreKit und Adapty-Verarbeitung können kostenpflichtige Funktionen, Abonnements und Kaufwiederherstellung nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

    21. Rechte betroffener Personen

    Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

    • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
    • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
    • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
    • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
    • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
    • Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
    • Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht,
    • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

    Zur Ausübung der Rechte genügt eine Nachricht an [email protected] oder [email protected].

    Bei Daten, die ausschließlich lokal auf dem Gerät oder in der privaten iCloud des Nutzers gespeichert sind, hat der Verantwortliche im regulären App-Betrieb keinen direkten Zugriff. In solchen Fällen kann die Löschung oder Berichtigung direkt in der App, durch Entfernen der App-Daten oder über die iCloud-Einstellungen erfolgen.

    22. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

    Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

    Im Fall eines Widerspruchs werden die betroffenen Daten nicht mehr auf dieser Grundlage verarbeitet, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

    23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

    Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Sitz des Verantwortlichen ist insbesondere zuständig:

    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, https://www.ldi.nrw.de/

    24. App-Store-Datenschutzangaben

    Für die Datenschutzangaben im App Store ergibt sich aus der Codeanalyse insbesondere:

    • Tracking: Es wurde keine Nutzung von Drittanbieter-Tracking zu Werbezwecken festgestellt.
    • Kontaktinformationen: Eine E-Mail-Adresse wird nur verarbeitet, wenn der Nutzer die optionale E-Mail-Zustellung einrichtet oder Support kontaktiert.
    • Nutzerinhalte: Schließfachdaten, Fotos, Dokumente, Protokolle und PDF-Exporte werden verarbeitet, wenn der Nutzer diese Inhalte in der App erstellt, importiert, synchronisiert, exportiert oder versendet.
    • Käufe: Kauf- und Abonnementdaten werden über Apple und Adapty verarbeitet.
    • Kennungen und Nutzungsdaten: Pseudonyme technische Kennungen und Paywall-/Kaufereignisse können durch Adapty im Rahmen der Abonnementfunktion verarbeitet werden.

    Die finalen Angaben in App Store Connect müssen mit der jeweils ausgelieferten App-Version, SDK-Konfiguration und den aktivierten Anbieterfunktionen abgeglichen werden.

    25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

    Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen der App, das Cloudflare-Backend, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung sollte in der App oder auf der angegebenen Datenschutz-URL bereitgestellt werden.

    Privacy Policy for the iOS App “Schließfach Dokumentation” (“Vault Documentation”)

    Last updated: May 7, 2026

    1. Controller

    The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (“GDPR”) is:

    Lukas Osterheider, Bahnhofstraße 63, 58452 Witten, Germany

    Email: [email protected]

    App support: [email protected]

    Phone: +49 (0) 162 - 151 1807

    2. Data Protection Officer

    No Data Protection Officer has currently been appointed. Privacy requests can be sent using the contact details above.

    3. Summary

    • The app is designed for confidential documentation of safe deposit boxes, items, photos, documents, values, protocols, and changes.
    • App content is stored on the device. If iCloud Sync is enabled, this content is synchronized between the user’s devices via Apple iCloud/CloudKit.
    • The app uses Face ID/Touch ID through iOS. The app does not receive raw biometric data.
    • Photos, documents, and PDF exports are processed only when the user imports, captures, exports, or sends them.
    • Optional PDF email delivery runs through a Cloudflare Worker backend. For this purpose, the email address, verification data, delivery metadata, and the respective PDF file are processed.
    • In-app subscriptions and paywalls are handled through Apple App Store/StoreKit and Adapty.
    • Based on the code review, the app does not use advertising trackers, third-party advertising, IDFA requests, or proprietary analytics or crash-tracking SDKs.

    4. Scope

    This Privacy Policy applies to:

    • the iOS app “Schließfach Dokumentation” / “Vault Documentation” with bundle ID com.schliessfachdocs.app,
    • the app’s iCloud/CloudKit sync,
    • the optional email delivery service at https://schliessfach-email-worker.osterheider.workers.dev,
    • in-app purchases and subscriptions in the app.

    Additional privacy notices of the respective third parties apply to websites, App Store services, iCloud, email mailboxes, payment services, and other third-party services.

    5. Data Processed in the App

    Depending on how the app is used, the following data in particular may be processed:

    5.1 Safe Deposit Box and Inventory Data

    • safe deposit box name, type, address, box number, notes, creation and modification timestamps,
    • items, categories, descriptions, serial numbers, purchase dates, status, estimated values, currencies, and timestamps,
    • activities such as deposit, removal, modification, and note,
    • change details and history logs,
    • safe deposit box protocols, protocol notes, and timestamps.

    5.2 Photos and Image Metadata

    When photos are captured or imported, the app processes:

    • image data,
    • captions and assignments to items, activities, or protocols,
    • technical metadata contained in the image, for example capture date, camera model, and EXIF data,
    • GPS coordinates if they are contained in the imported or captured photo.

    The app does not request a separate location permission. However, location data may enter the app through photo metadata if the user selects or captures photos that contain such data.

    5.3 Documents and Attachments

    When documents are imported, the app processes:

    • file name,
    • file type,
    • file content,
    • creation timestamp,
    • assignment to the respective item.

    In particular, PDF and image files are supported.

    5.4 Security, Settings, and Local Identifiers

    The app also processes:

    • settings such as iCloud Sync, appearance, screenshot protection, and onboarding status,
    • a randomly generated installation identifier for the email delivery feature,
    • local verification values, delivery status, and audit entries for email delivery,
    • PDF password and email delivery secret in the iOS Keychain where the respective features are used.

    The PDF password and email delivery secret are stored in the iOS Keychain. The current implementation uses synchronizable Keychain entries, so these data can be synchronized across devices of the same Apple Account via iCloud Keychain.

    6. Purposes and Legal Bases

    ProcessingPurposeLegal basis
    Local storage and management of safe deposit boxes, items, photos, documents, and protocolsProviding the app’s core functionalityArt. 6(1)(b) GDPR
    iCloud Sync via CloudKitSynchronizing app data between the user’s Apple devicesArt. 6(1)(b) GDPR
    Camera, photo, and document importCapturing and assigning user-selected contentArt. 6(1)(b) GDPR; for iOS permissions, additionally the user’s operating-system permission
    Face ID/Touch ID app lockProtecting the app against unauthorized accessArt. 6(1)(b) and Art. 6(1)(f) GDPR
    Screenshot protectionReducing the risk of unintended disclosure on the deviceArt. 6(1)(f) GDPR
    PDF creation, temporary preview, and sharingExporting the content selected by the userArt. 6(1)(b) GDPR
    Email verification and PDF deliverySending selected PDF documentation to a verified email addressArt. 6(1)(b) GDPR
    Abuse prevention, signature verification, rate limits, delivery logs, and security logs in the backendSecurity, error analysis, and traceability of deliveryArt. 6(1)(f) GDPR
    In-app subscriptions, purchase status, paywalls, and purchase restorationUnlocking and managing paid featuresArt. 6(1)(b) GDPR; where statutory retention obligations apply, Art. 6(1)(c) GDPR
    Support requestsAnswering requests and clarifying errorsArt. 6(1)(b) or Art. 6(1)(f) GDPR

    The legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR is the secure, reliable, and abuse-resistant provision of the app and email delivery.

    7. Special Categories of Personal Data and Third-Party Data

    The app does not request special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR. However, because users can enter or import free text, photos, documents, and receipts themselves, such data may be voluntarily entered or imported into the app, for example health data, identity documents, financial records, or data about other persons.

    Such content is processed only to provide the app functions selected by the user. If such content is synchronized through iCloud, exported as a PDF, shared, or sent by email, this is done at the user’s request. Users should record or disclose personal data of third parties only if they are authorized to do so and, where required, have informed the affected persons.

    8. iOS Permissions

    The app may request the following iOS permissions:

    • Camera: Capturing photos of items, receipts, or safe deposit box documentation.
    • Photo library: Selecting and importing photos.
    • Face ID/Touch ID: Unlocking the app through local iOS authentication.
    • Document access through the iOS document picker: Importing selected files as a copy into the app.

    Permissions can be revoked in the iOS settings. Without the respective permission, the affected feature cannot be used or can be used only with restrictions.

    9. Local Storage and Device Protection

    The app stores its data locally in a SwiftData database in the app storage area of the device. Large content such as photos and documents may be managed as external storage data within the app container. Access to the app container is protected by iOS security mechanisms.

    The app can lock automatically when it is left and can be unlocked using Face ID/Touch ID. Biometric verification is performed by iOS. The app receives only the authentication result, not raw biometric data.

    Optional screenshot protection can obscure content during screen recordings or when switching to the background. Technically, it cannot prevent every form of recording or capture by external devices.

    10. iCloud Sync and iCloud Keychain

    iCloud Sync is provided as an app feature and, according to the current app configuration, is enabled by default unless the user disables it during onboarding or in the settings. Changes to this setting take effect after the next app launch.

    If iCloud Sync is enabled:

    • app data is synchronized through Apple CloudKit in an iCloud container of the app,
    • the data is associated with the user’s iCloud account,
    • Apple, as the provider of iCloud/CloudKit, may process personal data according to Apple’s privacy and security terms,
    • data may become available on Apple devices that use the same Apple Account and iCloud Sync.

    The app uses the user’s private CloudKit area. In normal app operation, the developer does not have direct access to individual users’ private iCloud content through the app.

    Synchronizable Keychain data such as the optional PDF password and email delivery secret may be synchronized via iCloud Keychain. Users can manage iCloud and iCloud Keychain settings in their Apple device settings.

    The app may use system-level background mechanisms for iCloud/CloudKit sync. Based on the code review, no proprietary marketing push notifications and no proprietary push tokens are transmitted to the Cloudflare backend.

    Apple provides further information:

    11. PDF Creation, Export, and Sharing

    The app can create PDF documentation from the content selected by the user. Depending on the export selection, this may include safe deposit box data, items, values, serial numbers, photos, documents, activities, protocols, notes, and metadata.

    PDFs are processed temporarily for preview, sharing, or email delivery. When sharing through the iOS share sheet, the user decides which app or service the PDF is passed to. The privacy notices of the respective providers apply to those services.

    If the password protection feature is enabled, the app applies a user password to the PDF before email delivery. The password is not transmitted to the Cloudflare backend. The effectiveness of password protection depends on the strength and confidentiality of the chosen password.

    12. Optional PDF Email Delivery via Cloudflare

    The app includes an optional feature for sending PDF documentation to a verified email address. The service is operated through a Cloudflare Worker at https://schliessfach-email-worker.osterheider.workers.dev and uses Cloudflare D1 to store the delivery and verification metadata listed below. According to the current backend configuration, emails are sent using the sender domain bettercustody.com.

    12.1 Email Verification

    For verification, the following data is processed:

    • email address,
    • installation identifier,
    • app language,
    • verification status,
    • verification timestamps,
    • technical token data.

    The verification token is stored as a hash in the backend. According to the current configuration, the token is valid for one hour. After successful verification, a local delivery secret is generated and stored in the iOS Keychain to cryptographically sign future deliveries.

    12.2 PDF Delivery

    When a PDF is sent, the following data is transmitted to the backend:

    • email address,
    • installation identifier,
    • safe deposit box ID and safe deposit box name,
    • export scope and delivery trigger,
    • information on whether the PDF is password-protected,
    • PDF creation timestamp,
    • app language and time zone,
    • idempotency key to avoid duplicate deliveries,
    • cryptographic delivery signature,
    • SHA-256 checksum of the PDF,
    • the PDF file itself.

    The backend checks recipient status, signature, rate limits, file size, and checksum. The PDF file is processed for email delivery. Based on the code review, the PDF file is not stored permanently in the D1 database or an object store of the backend. However, it may be processed during technical handling by Cloudflare and the involved email infrastructures and then resides in the recipient’s mailbox under the recipient provider’s terms.

    12.3 Automatic Delivery

    If the user enables automatic delivery, the app may automatically send current PDF documentation to the verified email address after a safe deposit box protocol is created or updated. No automatic delivery takes place unless email delivery is enabled and verified.

    12.4 Backend Metadata and Logs

    The Cloudflare backend processes and partially stores the following metadata in particular for delivery, security, and error analysis:

    • email address,
    • verification status,
    • installation identifier,
    • delivery secret and creation timestamps,
    • safe deposit box ID and safe deposit box name,
    • export scope and delivery trigger,
    • file name,
    • file size,
    • password protection status,
    • SHA-256 checksum,
    • message ID,
    • delivery status and error messages,
    • creation and delivery timestamps,
    • idempotency data.

    When the Worker is accessed, Cloudflare may also process technical access data, in particular IP address, timestamp, requested URL, HTTP metadata, and usage or error logs. Worker Observability is enabled in the current backend configuration.

    Cloudflare provides further information:

    13. In-App Subscriptions, Apple App Store, and Adapty

    The app uses in-app subscriptions to unlock paid features. Purchases, subscriptions, payment processing, billing, cancellation, and refunds are handled through Apple App Store/StoreKit and the user’s Apple Account.

    The app uses Adapty to manage paywalls, purchase status, profile status, and purchase restoration. Depending on use, the following data in particular may be processed by Apple and/or Adapty:

    • technical device data,
    • app and SDK information,
    • anonymous or pseudonymous user and device identifiers,
    • purchase, subscription, and transaction status,
    • paywall and product information,
    • usage events related to paywalls, purchases, and restorations.

    The specific data scope may depend on Apple, Adapty, SDK versions, and App Store configuration.

    Further information:

    14. Recipients and Processors

    Depending on use, personal data may be transferred to or processed by the following categories of recipients:

    • Apple, in particular for App Store, StoreKit, in-app purchases, iCloud, CloudKit, iCloud Keychain, and operating-system permissions,
    • Adapty for paywall, subscription, and purchase status features,
    • Cloudflare for operation, protection, logging, and delivery of the email backend,
    • email infrastructure and the recipient’s mailbox provider for PDF email delivery,
    • apps and services selected by the user when sharing or exporting PDFs and documents,
    • support and communication services if users actively make contact,
    • authorities, courts, or other bodies where there is a legal obligation.

    Where required, data processing agreements under Art. 28 GDPR are concluded with processors.

    15. International Transfers

    When using Apple, Adapty, Cloudflare, and email infrastructures, personal data may be processed outside the European Union or the European Economic Area, in particular in the United States.

    International transfers take place, where required, on the basis of an adequacy decision, the EU-U.S. Data Privacy Framework, standard contractual clauses, data processing agreements, or other appropriate safeguards under Art. 44 et seq. GDPR. Further information is available in the privacy and contractual documents of the respective providers.

    16. Retention and Deletion

    16.1 App and iCloud

    Local app data remains stored until the user deletes it in the app, removes the app data, or uninstalls the app. If iCloud Sync is enabled, deletion may also need to be reflected in iCloud and on synchronized devices. The management and deletion of iCloud data is additionally governed by Apple’s iCloud features and settings.

    16.2 Keychain

    Keychain data may persist even after the app is deleted if iOS or iCloud Keychain provides for this. Users can reset email delivery settings in the app and manage iCloud Keychain data through Apple settings.

    16.3 PDF Exports

    Temporary PDF and document files are created only for preview, export, sharing, or delivery. Temporary files may remain in temporary storage until deleted by the app or the operating system.

    16.4 Email Backend

    Verification tokens are valid for one hour according to the current configuration. Recipient, verification, delivery, and idempotency metadata stored in the backend are retained for as long as necessary for verification, delivery, abuse prevention, error analysis, security, and traceability. If email delivery is reset, the configuration for the relevant installation is disabled in the backend and the delivery secret is removed.

    16.5 Subscriptions and Payments

    Purchase and subscription data is stored by Apple and Adapty according to their terms. To the extent that the controller receives billing- or tax-relevant information, statutory retention obligations may apply.

    17. Security

    In particular, the following measures are used to protect personal data:

    • storage of app data in the iOS app container,
    • iOS Keychain for secrets and passwords,
    • local Face ID/Touch ID authentication via iOS,
    • HTTPS communication with the backend,
    • email verification before enabling PDF delivery,
    • hashed verification tokens,
    • signed delivery requests based on a delivery secret,
    • SHA-256 checksums for integrity verification of PDFs,
    • file size limit for email attachments,
    • rate limits in the backend,
    • optional PDF password protection.

    Despite technical and organizational safeguards, no internet-based transmission or email delivery can guarantee absolute security.

    18. No Advertising, No Tracking, No Automated Decisions

    Based on the code review, the app contains:

    • no third-party advertising networks,
    • no IDFA or App Tracking Transparency request,
    • no proprietary user analytics for marketing purposes,
    • no automated decisions within the meaning of Art. 22 GDPR,
    • no profiling for legal or similarly significant evaluation of persons.

    Adapty processes data in connection with paywalls, purchase status, and subscriptions. Apple may process App Store and purchase data according to Apple’s terms.

    19. Children

    The app is not specifically directed at children. It is intended for documenting safe deposit boxes and assets. Minors should use the app only with the consent and under the responsibility of their legal guardians.

    20. Provision of Data

    No user account with the controller is required for using the local app functions. However, certain data is required to use individual features:

    • Without iOS permission, the respective camera, photo, document, or biometric feature cannot be used.
    • Without an Apple Account and iCloud, iCloud Sync cannot be used.
    • Without an email address and successful verification, PDF email delivery cannot be used.
    • Without Apple App Store/StoreKit and Adapty processing, paid features, subscriptions, and purchase restoration cannot be provided or can be provided only with restrictions.

    21. Rights of Data Subjects

    Data subjects have the following rights in particular under the GDPR:

    • right of access under Art. 15 GDPR,
    • right to rectification under Art. 16 GDPR,
    • right to erasure under Art. 17 GDPR,
    • right to restriction of processing under Art. 18 GDPR,
    • right to data portability under Art. 20 GDPR,
    • right to object under Art. 21 GDPR,
    • right to withdraw consent with future effect where processing is based on consent,
    • right to lodge a complaint with a supervisory authority under Art. 77 GDPR.

    To exercise these rights, a message to [email protected] or [email protected] is sufficient.

    For data stored exclusively locally on the device or in the user’s private iCloud, the controller has no direct access during normal app operation. In such cases, deletion or correction can be performed directly in the app, by removing app data, or through the iCloud settings.

    22. Right to Object under Art. 21 GDPR

    Where personal data is processed on the basis of legitimate interests under Art. 6(1)(f) GDPR, data subjects have the right to object to this processing at any time on grounds relating to their particular situation.

    In the event of an objection, the affected data will no longer be processed on this basis unless compelling legitimate grounds for the processing exist or the processing serves the establishment, exercise, or defense of legal claims.

    23. Right to Lodge a Complaint with the Supervisory Authority

    Data subjects may lodge a complaint with a data protection supervisory authority. For the controller’s registered location, the competent authority is in particular:

    State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information North Rhine-Westphalia, https://www.ldi.nrw.de/

    24. App Store Privacy Details

    Based on the code review, the following in particular applies to App Store privacy disclosures:

    • Tracking: No use of third-party tracking for advertising purposes was identified.
    • Contact information: An email address is processed only if the user sets up optional email delivery or contacts support.
    • User content: Safe deposit box data, photos, documents, protocols, and PDF exports are processed when the user creates, imports, synchronizes, exports, or sends this content in the app.
    • Purchases: Purchase and subscription data is processed through Apple and Adapty.
    • Identifiers and usage data: Pseudonymous technical identifiers and paywall/purchase events may be processed by Adapty as part of the subscription feature.

    The final disclosures in App Store Connect must be checked against the app version actually shipped, SDK configuration, and enabled provider features.

    25. Changes to this Privacy Policy

    This Privacy Policy may be updated if app features, the Cloudflare backend, service providers used, or legal requirements change. The latest version should be made available in the app or at the specified privacy URL.